Como saber usar o tempo a seu favor diante das armadilhas do ambiente de trabalhono dia a dia
A busca por maior produtividade é uma das principais metas almejadas dentro das empresas. Porém, num mundo cheio de distrações, com influência crescente da internet e redes sociais, fica cada vez mais difícil manter o foco no trabalho e ter um bom rendimento. Com prazos apertados, agendas lotadas e necessidade de qualidade cada vez maior, é necessário que as pessoas saibam otimizar o tempo no trabalho.
Um dos principais fatores para que o profissional tenha sucesso no mundo corporativo é saber usar o tempo a seu favor. Mas muitas armadilhas são apresentadas no dia a dia e cabe a cada um saber como se desvencilhar delas (veja quadro), como um simples cafezinho, que acaba tomando muito tempo por causa de um longo bate-papo. Planejamento é importante, mas o principal é segui-lo à risca.
Uma das armadilhas mais comuns hoje é o excesso de e-mails recebidos e enviados diariamente. “Com isso, parece que não temos mais tempo para trabalhar”, alerta a CEO do Grupo Empreza, Helena Machado Ribeiro. Ela lembra que muitas coisas devem ser faladas pessoalmente e outras devem ser escritas. “As pessoas acham que enviar um e-mail resolve qualquer coisa, mas nem sempre é assim”, adverte.
Essa geração de pessoas viciadas em e-mails e redes sociais está exigindo das empresas disciplina e controle, através de um plano de comunicação que estabeleça regras e manuais de conduta em todos os níveis da organização. Isso não significa proibir, mas ter regras. Para Helena, a comunicação empresarial é um dos principais desafios dos gestores e deve ser o caminho para facilitar a produtividade e o rendimento das pessoas. “Um bom plano é aquele que usa vários meios para comunicar a mesma mensagem, pois o cérebro aprende por repetição”.
O mais importante é não perder o foco naquilo que é preciso fazer. Para isso, a CEO do Grupo Empreza recomenda que a empresa trabalhe com metas e indicadores, sempre fazendo a gestão disso, com acompanhamento semanal, mensal ou semestral. Segundo ela, é preciso criar indicadores de desempenho para cada projeto e cobrar isso dos gestores sempre.
Helena também alerta para o risco dos longos cafezinhos e das reuniões improdutivas. “Quem se reúne demais é porque não sabe exatamente o que precisa fazer”, destaca. Outra armadilha são os chamados “roubadores de tempo”, ou seja, pessoas de outras áreas que chegam em sua sala para conversar assuntos diversos que acabam tirando a atenção e roubando o tempo que deveria ser dedicado ao trabalho produtivo.
Especialistas advertem que também é preciso evitar longos telefonemas para resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho. Eles tiram o foco nas atividades e reduzem a produtividade. O especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal Christian Barbosa, dá dez recomendações: fechar o e-mail, se planejar, fazer reuniões curtas, controlar o acesso a redes sociais, renovar as energias, manter o foco, controlar a navegação e o bate-papo, ser claro e objetivo e saber dizer não.
Fonte: Jornal O Popular